A regulamentação da CVM determinou os princípios e os requisitos mínimos para realização de assembleias digitais
Regulamentada no ano passado, as assembleias digitais possibilitaram a participação dos acionistas na condução das atividades sociais das companhias em período de distanciamento social. Com certeza os aprendizados obtidos até agora são enormes, principalmente no que diz respeito ao maior engajamento dos acionistas.
A grande adesão provou que as assembleias digitais vieram para ficar, mas que ainda precisamos evoluir. Na visão do presidente da Federação dos Contabilistas do Estado de São Paulo (Fecontesp), Dagoberto Silvério, a pandemia de Covid-19 trouxe mudanças para o nosso dia a dia. “Além das relações pessoais, o isolamento social afetou o cumprimento de atividades da vida diária. O governo então editou normas transitórias para regulamentar a dinâmica nas novas relações de direito que surgiram, autorizando as assembleias por meio virtual. O objetivo foi garantir os direitos dos participantes (sócios, associados, cooperados, condôminos etc.) e convalidar juridicamente os atos e a assembleia em si”, explicou.
A assembleia virtual é idêntica à presencial, com os mesmos propósitos, porém por meio de alguma plataforma digital. Segundo ele, a assembleia é uma reunião em que são discutidos e votados os principais assuntos referentes a um determinado grupo social, seja uma empresa de capital aberto ou fechado, associação, cooperativa, condomínio, como por exemplo, a eleição de dirigentes, conselheiros, aprovação de contas e orçamento anual. E completa: a assembleia, normalmente é dirigida por um presidente e um secretário, mas nas assembleias virtuais ocorre uma particularidade que foi o surgimento da figura do controller ou coordenador digital, que é o técnico familiarizado com a plataforma digital e que domina a tecnologia utilizada. Ele auxilia o presidente na condução dos trabalhos, no fluxo da reunião e na contagem de votos, por exemplo.
“Para as sociedades empresárias e sociedades anônimas, as reuniões/assembleias virtuais de sócios/acionistas foi uma experiência simples e tranquila, desde que utilizada a ferramenta digital confiável. Com a plataforma digital adequada, basta seguir as regras internas da organização, bem como as normas legais, para que tudo corra dentro da regularidade. Elas vieram como uma alternativa à reunião presencial, capaz de oferecer agilidade e comodidade para as decisões dos grupos sociais, uma verdadeira revolução da reunião presencial. Uma solução que permitiu, mesmo em cenários de crise, a continuidade nas rotinas à distância, bastando uma conexão com a internet”, pondera Silvério.
A regulamentação da CVM, de forma acertada, determinou os princípios e os requisitos mínimos para realização de assembleias digitais. Se fala sobre tecnologia ou a procedimentos internos na realização das assembleias digitais. Para o presidente, as instruções da CVM vieram ao encontro da Lei Federal 14.030/2020, regulando a forma de realização da assembleia, virtual ou semipresencial. Ele acredita, que em ambas as situações, as normas estabelecem que nas assembleias, para sua regularidade, é preciso assegurar a identificação dos convocados e a segurança dos votos, para que produza os mesmos efeitos de uma assembleia presencial. Se não observados tais requisitos, podem gerar a nulidade da assembleia.
“Na realização da assembleia virtual, adota-se a prática dos dirigentes da mesa (presidente, secretário e controller) estejam presentes em um local pré-determinado, a fim de atender aos interessados, permitindo que os participantes tenham acesso via chat e se comuniquem com a mesa diretora dos trabalhos. A assembleia realizada exclusivamente de modo digital será considerada como realizada na sede da companhia”, explica Silvério.
O presidente da Fecontesp listou algumas dicas para as boas práticas nas assembleias digitais.
– O primeiro passo é eleger uma plataforma digital para a realização da assembleia. Existem versões pagas e gratuitas e elas têm que possibilitar a votação, a contagem ou verificação de presença, bem como a segurança desses processos.
– O segundo passo é a forma da participação, tem que constar do Edital de Convocação como acessar a ferramenta, cadastro prévio para envio de um login e senha para acesso à reunião, assim como divulgar as exigências da assembleia, por exemplo: procurações, regularidade financeira ou outras exigências estatutárias específicas.
– O terceiro passo é a ordem do dia, pois definida a pauta, é preciso marcar um dia e horário para a realização da assembleia. Mesmo sendo uma assembleia virtual é importante que todos os participantes do grupo social sejam avisados com antecedência sobre o dia e horário em que irá acontecer e quais os assuntos serão discutidos.
O quarto passo é a convocação, que nada mais é do que a comunicação oficial aos interessados sobre o dia, horário e os assuntos que irão ser discutidos na assembleia. O edital de convocação pode ser enviado por e-mail, publicado em jornal, compartilhado em grupos, fixado em locais pré-determinados, tudo de acordo com o que constar das normas de cada grupo social.
– O quinto passo é a definição dos responsáveis pela realização da assembleia e isto deve obedecer às regras de cada organização. É preciso constituir uma mesa diretora, com o presidente que iniciará os trabalhos, mediará as discussões, abrirá e encerrará votações, dentre outras funções. O Secretário auxiliará o presidente no que for necessário e redigirá a ata dos trabalhos. Não podemos nos esquecer da figura do controller ou coordenador digital, que será muito útil para a dinâmica da reunião. Ele auxiliará o presidente na condução dos trabalhos, no fluxo da reunião e na contagem de votos, por exemplo.
“Se atenha à pauta: mantenha e siga a ordem do dia. Se ater a pauta é uma maneira consciente para não perder o foco. Estabeleça prazo: fixar tempo para discussão e para a votação nos tópicos. Crie um ambiente confortável: acesse a plataforma antecipadamente, pergunte como estão, se alguém precisa de ajuda”, finaliza Silvério.
